Smart Update
Zie je er telkens tegen op om de nieuwe artikelprijzen van uw leveranciers in Venice in te geven, heb je twee klantenbestanden, ...
Deze frustratie komen we regelmatig in bedrijven tegen. Om deze routine job (lees saaie job want ik heb echt wel iets beters te doen) uit te voeren hebben we Smart Update uitgewerkt. Smart Update kan op eenvoudige wijze gegevens naar een formaat omvormen waardoor deze in Venice (of een ander bestand) ingelezen kan worden. Artikels die nog niet in Venice zitten worden eventueel aangemaakt. Voor de reeds aanwezige artikels kan aangegeven worden welke informatie al dan niet overschreven mag worden. Bv de prijs mag aangepast worden maar de omschrijving niet.
Enkele voorbeelden van gegevens die verwerkt kunnen worden:
- inlezen van nieuwe prijslijst van uw leverancier
- synchroniseren van klanten/leveranciers/offertes met webshop
- importeren van serienummers van geleverde producten.
Waar zit de kracht van SmartUpdate?:
- Mogelijkheid om zeer verschillende bestanden steeds naar hetzelfde output formaat om te buigen.
- Output Informatie kan via formule naar eigen behoeften aangepast worden. (bv aankoopprijs is steeds 30% van verkoopprijs, ..)
- Goedkeuring van rij-informatie: het is mogelijk om een selectie te maken van de in te lezen records (=rijen in excel)
Nieuwe prijslijst van leverancier ontvangen?:
- Bewaar het bestand van de leverancier in de juiste map.
- Start Smart Update op (dit kan vanuit Venice), kies het juiste leveranciers profiel en Smart Update doet de rest.
Werkwijze bij nieuwe leverancier:
- Doorlichten van het geleverde bestand. Welke gegevens nemen we over in Venice, in welke volgorde staan de velden, welke gegevens nemen we niet over,...
- Opmaken van een nieuw profiel in Smart Update.
- Testen van een nieuw profiel.
Enkele schermafdrukken van het profielbeheer:
Aanmaken outputformaat:
Per profiel kan je opgeven wat output formaat zal zijn. Als de bestemming van het profiel Venice is, kan je ineens opgegeven of de informatie in Venice overschreven mag worden. Bv de omschrijving mag nooit aangepast worden, maar de verkoopprijs moet elke keer aangepast worden.
Veldconversie opgeven:
Per veld in het outputformaat kan je opgeven hoe de inhoud opgemaakt moet worden.
Hiervoor zijn 3 mogelijkheden:
- Vaste waarde: In het formuleveld geef je gewoon de waarde in. Bv 194 in het voorbeeldje sturen we steeds naar het veld supnumber
- Veld toewijzing: Informatie uit de excelsheet neem je integraal over naar het outputveld. Bv informatie in uit kolom F neem je over naar groupcode.
- Veld conversie: Via een formule ga je de informatie naar het outputveld berekenen. Dit kan heel eenvoudig zijn zoals bijvoorbeeld onze artikelnummers beginnen steeds met de afkorting van de leverancier gevolgd door het artikelnummer van de leverancier. Voorbeeldje hiervan is "OKI" & C.
Ook complexe formules zijn mogelijk. Zo kan je bijvoorbeeld informatie uit velden combineren om tot het gewenste resultaat te komen!
Aanvaarden van rijen (recordvalidatie)
Per profiel kan je opgeven wat de voorwaarden zijn om de informatie uit een rij (record) mee op te nemen in het outputformaat. Dit kan eenvoudig zijn zoals kolom E moet ingevuld zijn maar ook hier kan je informatie uit verschillende velden combineren om tot een goedkeuring van een rij te komen.
Extra keywords: Venice digitaal artikelbestand prijsafspraken artikelbestand klantenbestand leveranciersbestand inlezen