Digitaal kantoor - Paperless office
Praktische (en haalbare) benadering voor het gedigitaliseerd kantoor Een digitaal kantoor is meer dan alleen maar scansoftware. Uiteraard moet het gemakkelijk zijn om je documenten te scannen. De documenten dienen ook eenvoudig terug te vinden zijn en dit afgestemd op je administratieve structuur en informatiebehoefte. Hiervoor dient er aandacht besteedt te worden aan de organisatie (workflow) van je documenten. Er dient alvast een inventaris gemaakt te worden van de volledige documentenstroom in uw bedrijf.
Klik hier voor een gratis en vrijblijvende doorlichting |
|
Voordelen van een digitaal kantoor
Het digitaliseren van documenten heeft vele voordelen, hieronder sommen we er een paar op:
1. Tijdsbesparing
Alle documenten steeds vlot tot je beschikking, zonder dat je in de archieven moet duiken of op de buro van je collega moet gaan zoeken. Je kan een zoek functie gebruiken zodat je niet de hele documenten hoeft te lezen als je opzoek bent naar die ene passage die je nodig hebt. Het archiveren van de documenten op de juiste plaats is voor de meeste documenten ook niet meer nodig.
2. Ruimtebesparend
Nuttige werkruimte is waardevol. Onderhoudskosten, verwarmingskosten worden alleen maar duurder. Gedigitaliseerde documenten hoeven niet opgeslagen te worden. Hierdoor kan er extra ruimte vrijkomen die voor andere doeleinden gebruikt kan worden.
3. Kostenbesparend
Door tijdsbesparend en ruimtebesparend te werken creeer je een kostenbesparend effect.
4. Delegeren
Dezelfde informatie is op hetzelfde moment beschikbaar voor verschillende personen. Hierdoor vervalt de noodzaak om kopies aan de verschillende betrokkenen te bezorgen.
5. Geen Kwaliteitsverlies
Niet alle documenten kunnen de tand des tijds zonder problemen doorstaan. Denk maar eens hoe afdrukken op thermisch papier uit onze oude fax eruit zien na een paar jaar.
6. Back-up
Waterlek, brand,... aan mogelijkheden geen gebrek waardoor je documenten onbruikbaar worden. Door het digitaliseren van documenten en er steeds voor zorgen dat je een goede veiligheidskopie ter beschikking hebt, kan er je niets overkomen.
Het digitale kantoor - Archivering - Scannen - Googlen in uw documenten
(c) Smart index server is een product van Irisoft Solutions BVBA - Ekeren
