Inkomende facturen electronisch verwerken

Het verzenden en ontvangen van facturen is voor ondernemingen een grote en vaak verborgen kostenpost. Het fysiek versturen van een factuur kost tussen de drie en vijftien euro, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Het verwerken van aankoopfacturen kan oplopen tot een drievoud van dat bedrag. Het zijn vooral de loonkosten die zwaar wegen,” aldus Rudy Steyaert, managing director van UNIT4 C-Logic. “Door elektronisch te factureren en digitale facturen te verwerken, zijn er voor kleine bedrijven besparingen te realiseren van enkele duizenden euro’s per jaar. Deze besparingen kunnen oplopen tot enkele miljoenen voor grote bedrijven. Ook voor accountants en boekhouders wordt het eenvoudiger om de te boeken aankoopfacturen van hun cliënten op te volgen, het is immers niet meer nodig om de 'schoendoos' vol papieren facturen bij de hand te houden. Venice is het instrument om factuurkosten te verlagen en zo de liquiditeitspositie van de KMO te verhogen

Steeds meer ondernemingen sturen hun facturen via mail ipv met de post. Dit omwillle van zowel het kostenbesparende effect als respect voor de natuur (MVO). In plaats van deze documenten af te drukken om uw papieren werkmethode te ondersteunen, raden we aan om ze ineens electronisch verwerken.

Werkwijze in Venice (vanaf versie 7.91)

Inkomende facturen, die u elektronisch van uw leveranciers ontving, of de scan van papieren documenten, bewaart u in een vaste map per dossier. Vervolgens legt u in de module 'Dossier – Aanvaarden elektronische documenten' vast wat er met elk document moet gebeuren: u kan het verwerpen (dan wordt het geschrapt) of aanvaarden, en als u het aanvaardt, dan bepaalt u ook of u het document verder wil behandelen via 'Boekhouding – Aankoop' of via 'Facturatie – Aankoopbeheer – Facturen', en noteert u er eventueel een waarschuwing of commentaar bij.

Overigens kan u voor elke leverancier in zijn fiche instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of Venice Aankoopbeheer.

Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster voor 'importeren van elektronische documenten' in de module Aankopen.

Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster voor 'importeren van elektronische documenten' in de module Aankoopfacturen. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor 'Verwerken'.

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice u zoveel mogelijk van de informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in één van de volgende elektronische formaten:

• xml-bestanden in het Finvoice-formaat,
• xml-bestanden aangemaakt door een leverancier die in zijn Venice eDocumenten de Venice-xml-configuratie gebruikt,
• bestanden in het BMF100- of in het BMF100+-formaat wordt de hoofding van uw dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld.

Wanneer u vervolgens met 'Ctrl+G' of de knop 'naar details' in het werkblad met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding natuurlijk meteen het juiste boekingsvoorstel, of punt u in Venice Aankoopbeheer de corresponderende aankoopbestelling(en) of –levering(en) af.

Voor de gewone, gescande beelden boekt u gewoon aan de hand van het schermvoorbeeld dat u in de rechterschermhelft wordt gepresenteerd. Zo wordt het voor accountants en boekhouders mogelijk, om de inhoud van de schoendoos van hun klant te scannen en meteen terug te bezorgen, om later aan de hand van het beeld te verwerken.

Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturatie, verdwijnt de referentie naar het elektronisch document uit het werkblad. De verwijzing naar het fysische bestand wordt vanzelf in het document genoteerd, zodat het beeld of het bestand ter beschikking blijft om te consulteren op latere tijdstippen.

Goed om weten:
• Voorzie een groot scherm. Hierdoor wordt het verwerken een stuk aangenamer.
• Deze functionaliteit maakt vanaf versie 7.91 standaard deel uit van Venice.
• U kan dit programma-onderdeel perfect gebruiken in combinatie met meer gespecialiseerde oplossingen voor OCR en/of workflow-opvolging.
• Wie graag een aparte nummering hanteert voor de papieren en de elektronische aankoopfacturen, kan via Stambestanden – Dagboeken standaard een apart aankoopdagboek voor de elektronische documenten aanmaken.
• Deze module voorziet niet in het wettelijk elektronisch archief.
• Wilt u zelf facturen elektronisch versturen? Dat kan volautomatisch met de Venice-optie 'eDocumenten'!