Scan-It
Digitale opslag kan een belangrijke kostenbesparing zijn. Digitale verwerking van facturen heeft een grote impact op uw werkmethode om facturen in te boeken en dus ook op uw personeelsorganisatie. Dit is misschien de oplossing voor uw personeelstekort?
Het digitaliseren van uw kantoor bestaat uit meer dan het inscannen van documenten. We hebben het zelf ervaren dat dit een hele uitdaging kan zijn. Daarom hebben we een aantal hulpmiddelen uitgewerkt.
Verwerken van elektronische aankoopdocumenten in Venice (sinds versie 7.91)
Aankoopdocumenten die in PDF formaat, fInvoice, Zoom-it, BMF-, BMF100, Venice XML formaat aangeleverd worden, kunnen via de module "verwerken elektronische documenten" in Venice eenvoudig verwerkt worden. Via een aangepast scherm (splitscreen met links aankoopdocument en rechts een weergave van het elektronische bronbestand).
ScanIt voor boekhouders
Boekhouders ontvangen soms nog een "schoendoos" met uitgaande en inkomende facturen. Het inboeken van deze facturen kan soms een hele opdracht zijn. Eenvoudigste oplossing voor verkoopsdocumenten blijft de klanten te voorzien van een Venice (light) waarmee eenvoudig de uitgaande facturen ingelezen kunnen worden in zijn Venice. (100% foutloze overdracht). In die gevallen waar dit niet mogelijk is, kunnen we echter een waardig alternatief aanbieden die toch een aanzienlijke tijdswinst kan opleveren. Na het inscannen wordt uit de documenten met behulp van Virtual Invoice informatie uit het gescande document gehaald. Deze informatie wordt in onze module gebruikt om ineens aankopen/verkopen in de boekhouding aan te maken. Het ingescande document wordt ook ineens als afbeelding eenvoudig ter beschikking gesteld ter controle. Hierdoor kan het bureau van de boekhouder meer "lesspaper" worden.
Smart Index Server (SmIS)
Alle documenten worden ook in onze SmIS geïndexeerd en in een browser aangeboden. Dit maakt deze documenten voor iedereen op eenvoudige wijze beschikbaar. Je "googelt" als het ware door je documenten.
Scan2Venice: Automatisch koppelen van uitgaande documenten in Venice
Alle uitgaande documenten voorzien we van een barcode. Als een document ondergetekend terugkomt via fax op post volstaat het om dit document op de scanner te leggen om het te koppelen aan het originele document. Voor PDF bestanden die we via mail ontvangen volstaat het om de bijlage in een map te bewaren.
Automatisch wordt op basis van de barcode het type document en het documentnummer gedetecteerd. Dit is voldoende om het in de achtergrond te koppelen.
De status van een document kunnen we ook meteen aanpassen zodat een volgende stap in de workflow opgestart kan worden.
Enkele voorbeelden van toepassingen: Automatisch koppelen van ondertekende offertes, werkbon raadplegen waarop een technieker zijn gebruikte onderdelen en prestaties geschreven heeft, situatieschets, ...
extra keywords: Venice, Virtual invoice enterprise, boekhouder, importeren van verkopen, importeren van aankopen, 545W5N4K , Incrementele Virtual Invoice stempel, virtualinvoice, DMR, scantovenice