Digitale opslag kan een belangrijke kostenbesparing zijn.  Digitale verwerking van facturen heeft een grote impact op uw werkmethode om facturen in te boeken en dus ook op uw personeelsorganisatie. Dit is misschien de oplossing voor uw personeelstekort?

Het digitaliseren van uw kantoor bestaat uit meer dan het inscannen van documenten. We hebben het zelf ervaren dat dit een hele uitdaging kan zijn. Daarom hebben we een aantal hulpmiddelen uitgewerkt.

Automatisch koppelen van documenten in Venice
Alle uitgaande documenten voorzien we van een barcode. Als een document ondergetekend terugkomt via fax op post volstaat het om dit document op de scanner te leggen om het te koppelen aan het originele document. Voor PDF bestanden die we via mail ontvangen volstaat het om de bijlage in een map te bewaren.
Automatisch wordt op basis van de barcode het type document en het document nummer gedetecteerd. Dit is voldoende om het in de achtergrond te koppelen.
De status van een document kunnen we ook ineens aanpassen zodat een volgende stap in de workflow opgestart kan worden. 

Verwerken van electronische aankoop documenten in Venice (Sinds versie 7.91)
Aankoopdocumenten die in PDF formaat, fInvoice, Zoom-it, BMF-, BMF100, Venice XML formaat aangeleverd worden, kunnen via de module verwerken electronische documenten in Venice eenvoudig verwerkt worden. Via een aangepast scherm (splitscreen met links aankoopdocument en rechts een weergave van het electronische bronbestand)

Smart Index Server (SmIS)
Alle documenten worden ook in onze SmIS geïndexeerd en in een browser aangeboden. Dit maakt deze documenten voor iedereen op eenvoudige wijze beschikbaar. Je "googlet" als het ware door je documenten.

Klik hier voor een overzicht van de verschillende mogelijk koppelingen met Venice boekhouding, facturatie,...